作為江蘇省首批“增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收單位”，江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院順利通過(guò)多個(gè)省級(jí)管理部門(mén)組織的聯(lián)合驗(yàn)收，充分發(fā)揮了高等院校財(cái)務(wù)管理“橋頭堡”作用，進(jìn)一步完善管理制度和技術(shù)創(chuàng)新，為教職工提供高效便捷的財(cái)務(wù)服務(wù)。11月3日，《中國(guó)會(huì)計(jì)報(bào)》對(duì)此進(jìn)行了深度的報(bào)道。
電子發(fā)票改革打通院校財(cái)務(wù)管理“最后一公里”——江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院財(cái)務(wù)管理工作深化改革綜述
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作者 卜紅寶
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一張發(fā)票的故事
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江蘇省食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱蘇食院）的貝老師外出參加教學(xué)培訓(xùn)后，收到一張培訓(xùn)費(fèi)電子發(fā)票。
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貝老師隨即打開(kāi)財(cái)務(wù)報(bào)銷手機(jī)APP，將該電子發(fā)票上傳至校財(cái)務(wù)系統(tǒng)，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)“驗(yàn)真驗(yàn)重”后，便發(fā)起報(bào)銷，隨后只需等待出納員完成線上審批，賬戶便能收到打款。
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在貝老師的報(bào)銷業(yè)務(wù)辦理完結(jié)后，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)將該已完結(jié)的業(yè)務(wù)信息，推送至電子會(huì)計(jì)檔案系統(tǒng)。該系統(tǒng)依據(jù)檔案管理部門(mén)的要求，對(duì)所接收數(shù)據(jù)做封裝驗(yàn)證以及各項(xiàng)檢測(cè)工作，完成后自動(dòng)進(jìn)行歸檔保存。
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類似的流程，蘇食院今年已順利處理了近萬(wàn)筆。這標(biāo)志著蘇食院打通財(cái)務(wù)管理“最后一公里”工作圓滿完成。
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作為江蘇省首批“增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔試點(diǎn)驗(yàn)收單位”，蘇食院順利通過(guò)多個(gè)省級(jí)管理部門(mén)組織的聯(lián)合驗(yàn)收，充分發(fā)揮了高等院校財(cái)務(wù)管理“橋頭堡”作用，進(jìn)一步完善管理制度和技術(shù)創(chuàng)新，為教職工提供高效便捷的財(cái)務(wù)服務(wù)。
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尋問(wèn)題定規(guī)則
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成為首批試點(diǎn)單位后，蘇食院立即成立工作推進(jìn)小組，院領(lǐng)導(dǎo)掛帥，帶領(lǐng)財(cái)務(wù)處工作人員，綜合分析日常財(cái)務(wù)管理工作中電子發(fā)票管理的痛點(diǎn)、難點(diǎn)，走訪各個(gè)學(xué)院的教職工，收集電子發(fā)票報(bào)銷過(guò)程中遇到的問(wèn)題。
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工作推進(jìn)小組在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，蘇食院電子發(fā)票報(bào)銷業(yè)務(wù)實(shí)施存在人工查驗(yàn)效率低、重復(fù)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)大、打印歸檔管理難、事后檔案查詢利用難等問(wèn)題。
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針對(duì)上述問(wèn)題，蘇食院嚴(yán)格按照試點(diǎn)工作要求，立足實(shí)際情況，有針對(duì)性地對(duì)原有財(cái)務(wù)報(bào)銷管理規(guī)定進(jìn)行優(yōu)化更新，對(duì)電子發(fā)票報(bào)銷、入賬規(guī)則進(jìn)行重構(gòu)。
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同時(shí)，進(jìn)一步制定試點(diǎn)工作的具體實(shí)施方案，聯(lián)合第三方科技公司，建設(shè)了適用于江蘇省行政事業(yè)單位的電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)了電子發(fā)票的全流程電子化管理，并保證了電子發(fā)票在傳遞、使用及存儲(chǔ)過(guò)程中的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，有效提升了財(cái)務(wù)管理工作的信息化水平。
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促服務(wù)惠職工
該系統(tǒng)擁有電子發(fā)票歸集、發(fā)票驗(yàn)真查重、電子會(huì)計(jì)檔案歸檔及紙質(zhì)原始憑證的影像化處理等功能，并與校內(nèi)網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)、會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)進(jìn)行銜接貫通，覆蓋了電子發(fā)票從采集、歸集、報(bào)銷、入賬至歸檔的全部流程。
這使得教職工通過(guò)手機(jī)APP上傳電子發(fā)票，便能完成后續(xù)報(bào)銷流程，而無(wú)需再進(jìn)行線下的發(fā)票打印及驗(yàn)證工作。截至目前，該系統(tǒng)已歸檔近4萬(wàn)張憑證，成效顯著。
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同時(shí)，該系統(tǒng)能夠歸集查驗(yàn)原始電子憑證，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的融合，還能快速移交借閱電子會(huì)計(jì)檔案、關(guān)聯(lián)檢索歷史財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。其中，在移交借閱電子會(huì)計(jì)檔案方面，系統(tǒng)有力助推了該項(xiàng)工作快速高效的完成。
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此前，校財(cái)務(wù)部門(mén)遇到外部檔案借閱需求時(shí)，往往要派遣專人按需查找紙質(zhì)檔案并在移交后追蹤歸還情況。系統(tǒng)上線后，財(cái)務(wù)部門(mén)只需為相關(guān)人員開(kāi)通離線賬號(hào)并設(shè)定查閱權(quán)限及時(shí)間期限，權(quán)限到期后，離線系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)銷毀被借閱檔案資料，不僅有效保證了電子會(huì)計(jì)檔案信息的安全性，也極大地降低了人力、物力的投入。
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做示范提成效
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作為江蘇省首批唯一一家通過(guò)省級(jí)主管部門(mén)聯(lián)合驗(yàn)收的院校單位，此次試點(diǎn)工作加速了蘇食院財(cái)務(wù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐。這不僅提升了財(cái)務(wù)監(jiān)管效率，降低了稅務(wù)合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，節(jié)約了財(cái)務(wù)和人力成本，而且在電子會(huì)計(jì)檔案管理方面獲得了顯著成效，為江蘇省大規(guī)模開(kāi)展增值稅電子發(fā)票電子化報(bào)銷、入賬、歸檔工作，發(fā)揮了行業(yè)示范引領(lǐng)作用。
